كيف أُدير فريق العمل عن بُعد

تحديث 19 مارس/آذار 2020: قُمنا أنا وسفر عيّاد ومحمود عبد ربّه بإعداد دليل للعمل عن بُعد للشركات والأفراد على حد سواء. الدليل موجود على هذا الرابط.

مضت ثلاث سنوات ونصف تقريبًا منذ أن انتقلت تمامًا للعمل عن بُعد، باستثناء تجربة قصيرة في إدارة فريق من المُبرمجين (Technical Team Leader) في إحدى الشركات، تعلّمت خلالها، أي خلال السنوات الثلاث، مجموعة من المهارات التي ساعدتني فيما بعد على إدارة فريق العمل عن بُعد في واحد من المشاريع التي نعمل عليها.

تجربتي بشكل عام تنوّعت ما بين البرمجة وكتابة المحتوى، وهي مجالات مُختلفة قليلًا، إلا أن اعتمادها على الإبداع ساعدني في العثور على نقاط مُشتركة يُمكن اعتمادها عند إدارة أي فريق عمل.

التواصل

النقطة الأهم من وجهة نظري الشخصيّة هي آلية التواصل بين أعضاء فريق العمل، فلابُدّ من وجود تطبيقات يلجأ الجميع لها بعيدًا عن “واتس آب” الذي انصحك بالابتعاد عن استخدامه لأن فيه نوع من اختراق خصوصيّة الموظّف، كأنك بشكل مُباشر تطلب منه الإجابة دائمًا على رسائلك.

تطبيقات مثل “سلاك” (Slack) أو مايكروسوفت “تيمز” (Microsoft Teams) أو حتى “روكيت تشات” (Rocket Chat) تفي بالغرض للتواصل الدائم وإنشاء قنوات خاصّة بكل فريق مثل قناة لفريق التصميم، وأُخرى لفريق التطوير. أو قناة لفريق المحتوى المرئي وأُخرى لفريق المحتوى المكتوب والتقارير.

“سكايب” (Skype) و”زووم” (Zoom) و”ميت” (Meet) من غوغل هي تطبيقات رائعة جدًا للتواصل بالصوت والصورة لعقد اجتماعات دورية، وهي نُقطة سنتحدّث عنها لاحقًا.

باستخدام التطبيقات السابقة، تُعطي مساحة للموظّف للابتعاد عن العمل لشحن طاقته، بحيث يلجأ لها فقط عندما يعتقد أنه جاهز للمهام، التي هي نُقطتنا الثانية.

المهام

تحتاج لإدارة فريق العمل عن بُعد للعثور على منصّة لمُشاركة المهام الموكلة لكل شخص، فبدونها تُصبح العملية صعبة نوعًا ما خصوصًا لو تم الاكتفاء بتطبيقات التواصل كوسيلة لنشر الطلبات.

الخيارات كثيرة، أبسطها “تريلو” (Trello) الذي يُتيح لك إنشاء قوائم مُختلفة بحيث تنتقل المهمّة من قائمة للثانية، وهو أمر يُساعد مُدير المشروع على تتبّع المهام وآلية سير العمل باستمرار. تطبيقات مفتوحة المصدر مثل “أوبن بروجيكت” (OpenProject) متوفّر للاستخدام، دون نسيان أدوات مثل “إير تيبل” (Airtable) و”تيم ورك” (Teamwork) التي أثبتت جدارتها هي الأُخرى، إلا أن كونها مدفوعة، أو مجانية لحد مُعيّن، قد لا يُناسب الجميع.

يجب إيكال وظيفة إنشاء، ومُراجعة، المهام لشخص واحد ضمن فريق العمل، ليكون المسؤول بذلك عن جودة المهام وعن وجود عنوان وشرح واضحين لكل مهمّة، وإلا فإن الموظّف قد يواجه صعوبات في تنفيذ المطلوب منه.

الإنجاز

إذا كُنت تنوي ضبط تواجد الموظّفين العاملين عن بُعد، خصوصًا في المجالات الإبداعية، ضمن دوام صارم فالأفضل أن لا تنتقل للعمل عن بُعد لأن أهميّة العمل عن بُعد، من وجهة نظر شخصيّة، يجب أن تُبنى على الإنجاز وليس على ساعات الدوام.

الشخص الذي يعمل عن بُعد فضّل هذا الأمر للكثير من العوامل، وبالتالي منحه قليلًا من الحريّة ومُراقبة إنجازه اليومي أمر سيكشف المُتقاعس عن المُلتزم بسهولة تامّة دون الحاجة أبدًا لفرض ساعات دوام مُحدّدة طوال الوقت.

باستخدام أدوات إدارة المهام سيكون مُدير المشروع قادرًا على معرفة المهام التي تنتقل وفيها إنجاز من تلك القابعة دون حراك ودون تعليقات أو نقاشات، وهنا يأتي دوره لإزالة حالة الركود تلك لمُساعدة فريق العمل باستمرار.

وبما أننا نتحدّث عن فريق العمل وعن الإنجاز، فلا تبخل بالتعليقات الإيجابيّة وبشكر الأشخاص أمام أعضاء فريق العمل عند الانتهاء من مهام كثيرة، فهذا يُشعرهم بقيمة عملهم من جهة، ومن انتمائهم للفريق من جهة أُخرى، لأن المسافات تجعل الروابط أصعب بين أعضاء الفريق.

الاجتماعات الدورية

مثلما تحتاج لمنح الموظّفين عن بُعد مرونة في أوقات الدوام، تحتاج أيضًا لتجنّب الاجتماعات الطويلة التي تقتل الإنجاز في مُعظم الشركات، فإضاعة ثلاث ساعات يوميًا بحجّة وجود اجتماع يختلف المُشاركون فيه في الآراء ليصلوا إلى طريق مسدود أمر غير مُستحبّ أبدًا.

احرص على إجراء اجتماع دوري كل يوم لمدّة 15 دقيقة تقريبًا للاطمئنان على أفراد فريق العمل أولًا، وللاطلاع على سير العمل ثانيًا، ولمُساعدة من يواجهون مشاكل ثالثًا. اسأل كل شخص عن إنجازه في اليوم السابق، وعن المهام التي ينوي العمل عليها خلال اليوم الحالي، بالإضافة لسؤاله أيضًا عن المشاكل التي تواجهه إن وجدت، لمُساعدته على حلّها بأسرع وقت مُمكن.

الاجتماع اليومي معروف ضمن إطار عمل “سكرم” (Scrum) بالـ “ستاند آب” (Standup meeting)، وهو ضروري جدًا عند إدارة فريق عمل عن بُعد.

الاجتماعات قد تطول أحيانًا، فبعضها قد يكون لتنظيم مهام المرحلة (Sprint) القادمة، وهي واحدة أيضًا من مُميّزات العمل بمفهوم “أجايل” (Agile) الذي لن نتطرّق له هنا، وبعضها الآخر قد يكون لمناقشة مُشكلة ما أو ميّزات جديدة، وهنا يُنصح باللجوء لطريقة القُبّعات الست (Six Thinking Hats) التي تهدف باختصار لفصل المشاعر عن الحقائق عن الأفكار عن المشاكل، وبالتالي يتحدّث كل شخص خلال فترة مُحدّدة عن كل نقطة على حدة؛ تارةً عن مشاعره، وتارةً أُخرى عن أفكاره الإبداعية لحل المُشكلة. تارةً عن واقع المشروع، وتارةً أُخرى عن الخطوات التي يُمكن القيام بها للوصول للهدف.

اقرأ أيضًا: تجربتي في إدارة المشاريع التقنية عن بُعد.

راسلني البعض مؤخّرًا لطلب استشارة أو تدريب في مجال إدارة فرق العمل عن بُعد وهو أمر اسعى لتنفيذه في اسطنبول-تركيا، أو أي مدينة ثانية لو لزم الأمر. لو كُنت من المُهتمّين أيضًا راسلني لتنسيق هذا الأمر معًا.